Kuidas arvutis faile ja kaustasid organiseerida


facebooktwitterpinterestgoogleredditslashdottumblr

Lisaks süsteemifailidele ja kaustadele on arvutis tavaliselt veel kahte sorti faile: ühed, mis on kasutaja enda loodud ning teised, mis on kasutaja kusagilt mujalt omale arvutisse kopeerinud. Need, kes on sagedased allalaadijad ja kopeerijad on kindlasti märganud, et failide nimetamise ja organiseerimise mooduseid on lõputult.

Mida rohkem on faile ja kaustasid, seda raskem on sealt õiget infot üles leida. Õige faili otsimine segamini arvutist on justkui ummikus passimine, seetõttu võib failide ja kaustade süstemaatiline organiseerimine tuua suurtes ettevõtetes märgatava produktiivsuse tõusu. Selleks, et väärtuslikku aega kokku hoida ning infot kaitsta tuleks failid ja kaustad korralikult nimetada ja organiseerida ühtse loogika alusel.

Kuupäevad ISO 8601 formaadis

Kuupäevade kasutamine faili- ja kaustanimedes on parim moodus korrastada ja sorteerida andmeid oma arvutis. Üle maailma on kasutusel mitmeid mooduseid kuidas kuupäevi kuvada, kuid selleks, et oma failid ja kaustad parimal viisil sorteerida tuleks kasutada ISO 8601 järjestust: aasta-kuu-päev. Sellisel juhul sorteerib sinu arvuti kaustad ja failid kõigepealt aasta, siis kuu ja viimasena päeva alusel.



Kellaaja lisamine kuupäevale

Fotofailide puhul on üsna levinud, et lisaks kuupäevale on faili nimele lisatud ka kellaaeg. Näiteks: 2015-07-15-17-45-08. See tähendab, et foto on salvestatud 2015. aasta juulis, 15. kuupäeval, kell 17.45, 8. sekundil. Fotode puhul on ka sekund määrava tähtsusega, sest fotosid jäädvustades tehakse minuti jooksul enamasti rohkem kui üks pilt. Esitamise loogika on sarnane ISO 8601 formaadile, kus info esitatakse üldisest detailsema suunas.

Märksõnade ja kategooriate lisamine

Kõige olulisem failide ja kaustade juures on info selle faili sisu kohta. Nimi peaks vastama küsimusele, mida see fail või kaust sisaldab. Kui faili nimeks panna näiteks arve.pdf, siis lõpuks võib arvutis olla mitmeid faile, millel on sama nimi ning halvimal juhul kopeerib kasutaja need failid üle ning eelmiste failide info läheb kaduma.

Kasutada tuleks tähenduslikke ja olulisi märksõnu. Näiteks arve.pdf asemel võiks fail sisaldada veel märksõnu: arve-saaja.pdf, arve-saaja-kuupäev.pdf, arve-saatja-saaja-kuupäev.pdf või arve-saaja-kaubainfo-kuupäev.pdf jne. Väga keeruliseks ei maksa nimesid ajada, kuid oluline info peaks failinimes sees olema. Kui failid korralikult nimetada ning kaustas järjestada, siis näiteks arved jagab arvuti saaja, saatja, kuupäeva jms alusel, mis hoiab aega kokku ning on ka silmale ilus vaadata.

Kasutada tuleks järjekorra loogikat üldisest detailseks. Sellisel juhul kuvab arvuti failid ja kaustad selliselt nagu need on kategooriate ja kuupäevade kaupa sorteeritud.



Versiooni lisamine dokumendile või failile

Kindlasti olete tähele pannud, et arvutiprogrammidel või nende uuendustel on tihtipeale juures märge selle versioonist. Näiteks vektorgraafika programm Inkscape versioon 0.91 vms. Sarnast loogikat saate kasutada ka oma failide nimetamisel. Idee on selles, et teatud uuenduse või aja tagant salvestatakse fail uue nimega ning lisatakse sellele versiooni märge. Näiteks: Kursuse-lõputöö-v1.05. See tähendab, et eelnevalt on juba salvestatud neli versiooni kursusetööst ning juhul, kui midagi peaks failiga juhtuma või teete ise salvestamisel mingi vea, siis alati on võimalik kasutada varasemat versiooni kursusetööst ning oht tehtud töö kaotada on väga väike.



Täpsustuste ja laiendite lisamine nimedele

Mõnikord tuleb arvutiga töötades ette olukordi, kus ühe ja sama nimega faile on rohkem kui üks. Näiteks firma logo on salvestatud mitmesse failiformaati. sellisel juhul on selguse mõttes hea lisada laiend ka failinimesse näiteks: Firma-logo-jpg, Firma-logo-png, Firma-logo-pdf … jne.

Nulli kasutamine arvu ees on oluline

Kui faili nimi sisaldab arvu, siis sõltuvalt plaanitavate failide arvust on oluline kasutada ka nulli. Näiteks: Fail-01, Fail-001, Fail-0001. Kui faili nimes ei ole nulli sisestatud, siis näiteks Fail-1 ja Fail-10 asuvad kaustas kõrvuti, kuigi Fail-10 peaks asuma 9 ja 11 vahel.

Lisainfo lisamine failile

Mõned failiformaadid võimaldavad failidele lisada detailset lisainfot/metainfot. Näiteks muusikafailidele lisada esitaja, laulunime, kommentaare jms. Failidele saab lisada autori, märksõnad jms. Selleks, et failile lisainfot sisestada või muuta tuleks failil avada selle omadused/properties.

Lisaks soovitusi

- Kasuta suurt tähte tühiku asemel, et ruumi kokku hoida: SuurTähtOnHea.doc
- Hoia failinimed lühikesed, aga samas informatiivsed
- Ära kasuta failinimes üleliigseid sõnu mis ei anna infot
- Võimalusel kasuta lühendeid, et nimed ei oleks liiga pikad
- Kui faili nimes on inimese nimi, siis kirjuta perekonna nimi esimesena
- Tööta välja süsteem mis just sulle sobib

Liiga keeruline pole hea

Kasuta eelmainitud võimalusi vastavalt vajadusele. Mida pikemad on failinimed ja mida rohkem on kaustasid, seda aeglasem on ka nendega töötada. Kasuta olulisi märksõnu ja hoia nimed lühikesed aga piisavalt informatiivsed.